A nova era digital: conheça o FGTS Digital!

Artigo produzido por Gisele Melo.

O fundo de garantia do tempo de serviço, vulgo FGTS, é um velho conhecido da sociedade brasileira, já que este foi instituído pela Lei nº 5.107, de 13 de setembro de 1966 e alterado pela LEI Nº 8.036, DE 11 DE MAIO DE 1990, cujo objetivo principal é ser uma reserva compulsória para o trabalhador.

Esta reserva é formada por aplicações mensais por parte da empresa, ou seja , todos os meses o empregador paga uma guia com os valores de FGTS de cada funcionário.

Para gerar essa guia, a empresa ou o contador deve enviar as informações referentes a folha de pagamento para o governo pelo do programa SEFIP e através dessa declaração era possível emitir tanto a guia de FGTS, como a de INSS, procedimento este chamado GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).

Contudo, com o surgimento do e-social, a partir de 10/2021 a guia de INSS deixou de ser emitida pela SEFIP e passou ser emitida pela DCTFWEB, e agora chegou a vez do FGTS dar adeus a nossa velha SEFIP e entrar em uma nova era.

Quer saber como será a nova era do FGTS? Segue a leitura que a gente te conta.

Contexto

Como já mencionado o FGTS surgiu na década de sessenta, inicialmente tinha uma caráter facultativo, mas com a Constituição Federal de 1988 se tornou compulsória.

O empregador e os escritórios de contabilidade tinham como aliado a SEFIP, um programa da Caixa Econômica Federal que servia como uma ponte entre a empresa e o governo, através dessa ferramenta era possível enviar informações e emitir as guias.

Porém, com os avanços tecnológicos, o sistema SEFIP começou a ficar arcaico e deficiente, tornando mais tardio a execução dos procedimentos e consequentemente gerando prejuízo para os empregadores e para os profissionais responsáveis pela folha de pagamento.

Outrossim, além da declaração SEFIP, existiam várias outras obrigatoriedades que a empresa tinha de enviar, porém muitas vezes as mesmas informações que eram enviadas por uma declaração eram enviadas em outras, gerando um retrabalho.

Por esse motivo, foi criado o eSocial, isto é, uma ferramenta que através de uma única declaração é possível cumprir todas obrigações necessárias, já que o próprio eSocial distribui os dados para cada órgão competente.

E assim surgiu o FGTS digital.

FGTS digital

O FGTS digital é um projeto que tem a finalidade de atender a Lei nº 13.932, de 11 de dezembro de 2019.

Em tese, esse novo sistema promete ser uma inovação de otimização do trâmite de prestação de informação e emissão da guia, ou seja, foi instituído com o intuito de aperfeiçoar o processo de arrecadação e fiscalização, isso porque não será necessário a utilização da SEFIP, já que as informações serão prestadas através do ambiente do eSocial e assim distribuída para o novo sistema do FGTS.

Resumindo, a utilização do FGTS Digital facilitará as rotinas das empresas e dos contadores e também dos órgãos fiscalizadores, que terão acesso às informações com mais confiabilidade e eficiência.

Segundo o manual de orientação do FGTS DIGITAL, os principais benefícios do novo sistemas são:

• Eliminar burocracias e custos adicionais;

• Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;

• Digitalizar serviços (agilizar e automatizar procedimentos);

• Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;

• Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;

• Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;

• Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;

• Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;

• Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;

• Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;

• Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências

Vale acrescentar que atualmente, utilizamos o PIS/NIS para identificar o trabalhador, mas no FGTS digital a identificação do empregado será através do CPF.

Outra novidade é o pagamento exclusivo por PIX, isto é, a guia não terá código de barras.

Além dessas vantagens, o FGTS digital proporcionará:

• Simplificação dos códigos do FGTS

• Terá como emitir as guias mensais e rescisórias

• Não terá como pagar em duplicidade, visto que o reconhecimento do pagamento será em tempo real.

• Não terá como emitir várias guias da mesma competência, ao emitir uma guia, haverá um link o qual poderá ser resgatado a guia.

• Todos os débitos de todas as competências podem ser gerados em uma única guia.

• caixa.

Para melhor entendimento de como o FGTS digital mudará a rotina do departamento pessoal segue abaixo os procedimentos realizados por esse profissional antes e depois do novo sistema

Sistema velho - SEFIP

Essas são as etapas:

1. Cálculo da folha no Sistema Contábil;

2. Exportação de um arquivo SEFIP do Sistema Contábil;

3. Importação do arquivo no programa SEFIP;

4. Elaboração e exportação de um outro arquivo para a conectividade social (CEF);

5. Importação do arquivo do item 4 no site da conectividade social (CEF);

6. Conversão do arquivo do item 5 em zip;

7. Transmissão da declaração;

8. Exportação do arquivo para gerar a guia do FGTS;

9. Importação na SEFIP do arquivo do item 8;

10. Salvar guia de FGTS.

Sistema Novo - FGTS Digital

Essas são as etapas:

1. Cálculo da folha no sistema

2. Fechamento do eSocial

3. Emissão da guia.

Além disso, no portal do FGTS digital, esclarece que:

Com o novo sistema, a correção/retificação de informações, por exemplo, ficará mais rápida, pois no eSocial o empregador poderá alterar apenas a remuneração do trabalhador com problemas, sem precisar repetir a informação dos demais empregados . No sistema atual (SEFIP/Conectividade Social), um empregador com 100 trabalhadores e que está com problemas na remuneração de apenas um, terá que reenviar no mesmo processo a correção desse trabalhador e repetir a informação dos outros 99. (Ministério do Trabalho e Previdência, 2022)

É evidente que os profissionais responsáveis pela rotina de folha de pagamento terão uma mudança mais do que necessária! Perceba a deficiência do sistema velho que exige vários processos e torna o procedimento ineficaz.

Com o novo sistema, a empresa ou contador terá um procedimento mais ágil e eficiente.

Ei, é importante você se preparar!

De início, o FGTS será liberado de forma limitada, isto significa que as guias e informações prestadas nesse período não terão validade, já que estarão sendo liberadas com o intuito de apresentar o sistema às empresas e aos profissionais e permitir que estes se organizem e se adaptem.

Nesse sentido, o Ministério do Trabalho orienta, a todos, avaliarem “seus processos internos, conferindo se os dados declarados nas remunerações estão sendo refletidos corretamente no FGTS Digital" (manual de orientação do FGTS DIGITAL, pág. 6, 2022)

Na fase de produção, todos estarão obrigados a usar e todas as informações e guias terão validade.

Você pode ter mais informações sobre o FGTS digital pelo site FGTS Digital — Português (Brasil) (www.gov.br)

Está vendo, em breve o FGTS estará com cara e regras novas e isso, com certeza, será uma vantagem para a empresa e para o contador.

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