Artigo produzido por Izabela Gois Nunes.
O controle de jornada dos empregados é uma exigência legal, determinada pelo Ministério do Trabalho, para empresas que possuem a partir de 5 funcionários. Além de ser uma obrigação é uma segurança, tanto para empregadores quanto para empregados, que desta forma terão seus direitos assegurados.
A evolução dos sistemas de ponto ocorreu principalmente, pelo interesse dos empregadores em melhorar a produtividade empregados. Mas os benefícios também se estenderam aos trabalhadores, que passaram a ter acesso a documentos sobre seus registros de jornada e assim ganharam força para exigir o cumprimento dos seus direitos.
O primeiro recurso que se tem notícia, utilizado para controle de jornada de trabalho, foi o Livro de Ponto. Ainda utilizado por micro empresas, é um recurso limitado devido ao alto risco de erros e gasto de tempo e mão de obra para gerir as informações.
Em 1888 surgiu o 1º relógio de ponto (mecânico), que foi inventado nos EUA. Mas aqui no o Brasil, o equipamento só chegou por volta da década de 40, com o objetivo de suprir as exigências do decreto Lei nº 5.452, que criou a CLT. Já o ponto eletrônico, surgiu no início da década de 80, sendo oficializado em 24 de outubro de 1989, pela Lei 78555, mas só se tornou obrigatório 20 anos depois, através da Portaria 1510 do MTE de agosto de 2009, que determinava como obrigatório o uso do equipamento para empresas com mais de 10 funcionários. Porém esta portaria não aboliu os métodos anteriores de ponto manual e mecânico.
O sistema eletrônico, é conhecido pela sigla REP: Registro Eletrônico de Ponto.
Das exigências determinadas pela portaria 1510 do MTE, para enquadramento do relógio de ponto às especificações legais, destacamos as seguintes:
Ser dotado de impressora própria para produção de documento comprovante de registro com durabilidade de 5 anos;
Possuir capacidade de armazenamento de memória, para manter todas as informações coletadas, sem a possibilidade de exclusão de dados, tanto de forma direta, quanto indireta;
Autonomia de funcionamento ininterrupto do equipamento, ainda que haja falta de energia elétrica;
Porta USB para fins de fiscalização.
Atualmente, a todo momento nos deparamos com novas tecnologias e estas estão se popularizando rapidamente, a exemplo da internet e dos smartphones. Este cenário impulsionou o mercado a buscar soluções inovadoras, para ajudar as empresas a aprimorarem as suas relações com clientes internos e externos em conformidade com as linguagens dos novos tempos. Inclusive, em muitas organizações os negócios online já são uma realidade. Desta forma, a gestão de pessoas não poderia ficar para trás, e precisou se transformar. Hoje as informações circulam em tempo real, e a comunicação com os colaboradores deve ser da mesma forma. Mesmo para aqueles que realizam serviços externos, viagens constantes ou que atuam na modalidade home office é fundamental que haja conexão e interação igualmente para todos. É neste cenário que surge o Sistemas de Ponto Online, que veio para revolucionar as relações de trabalho, não só pela praticidade e segurança, mas pela possibilidade de interação entre os envolvidos.
Ponto Online x Legislação
O que diz a portaria 373 (Ministério do Trabalho e Emprego). A Portaria garante a adoção de sistemas de ponto alternativos, desde que estes estejam autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de trabalho.
Recomendações:
Comunicar aos empregados as condições para aplicação da modalidade de registro de ponto online;
Orientar a todos os envolvidos sobre normas, procedimentos e políticas de uso dos equipamentos (smartphones e computadores).
Documentar o processo de implantação do sistema e apresentar um termo de adesão para assinatura de acordo.
Vantagens e desvantagens dos Sistemas de Ponto Online?
Quando estamos prestes a investir em algo novo, é imprescindível conhecer os “dois lados da moeda”. Em relação a algo tão importante como o controle de ponto da sua empresa, não seria diferente. Embora as vantagens do sistema de ponto online sejam diversas e comprovadas, haja visto o volume empresas que têm aderido a esta nova modalidade, é preciso estar atento às suas necessidades específicas ou seja, as particularidades da sua empresa. Sugerimos que avalie detalhes básicos como: custo com sistema vigente relativo não só a valores pagos a um possível prestador de serviço, mas como mão de obra interna que esteja dedicada a gerir as informações. Também é preciso ter clareza sobre a efetividade do serviço atual, tanto em relação a tempo de entrega das informações quanto na qualidade dos dados produzidos.
A seguir listamos algumas vantagens e desvantagens do ponto online:
Redução da mão – de – obra. Não há necessidade de manter um responsável pelo recolhimento dos arquivos do relógio eletrônico para direcionar esses dados para o sistema de administração do ponto.
Praticidade, a validação do registro pode ser feita pelo smartphone ou computador, através do site do aplicativo;
Opções variadas para realizar o registro como: reconhecimento facial ou digital, leitura de QR code ou login com senha;
Minimiza riscos de erros e fraudes.Os aplicativos utilizam a geolocalização ou seja, identificam o local do registro via satélite.
Evita problemas trabalhistas já que o comprovante do registro é gerado automaticamente, ficando salvo no dispositivo a disposição do colaborador;
Oferece diversas ferramentas de gestão de indicadores de RH como relatórios analíticos, gráficos;
Elimina a burocracia através da digitalização de arquivos, que facilita o trânsito dos documentos e ainda reduz a utilização de espaço físico;
Aumenta a transparência no relação entre a empresa e seus colaboradores, permitindo a interação com o colaborador que pode consultar seu banco de horas e também pode solicitar ajustes e lançamentos de atestados;
Facilita o controle de jornada dos colaboradores que realizam serviços externos ou em home office.
Desvantagens:
Interferências de fatores externos como interrupção ou má qualidade do serviço de internet, podendo causar transtornos no momento do registro, embora a maioria dos sistemas permite o registro de ponto offline.
Deficiência no suporte ao usuário: dificuldade de obter retorno sobre dúvidas ou soluções de problemas operacionais do sistema.
Dificuldade de operacionalização do sistema em smartphones ou computadores obsoletos com funcionamento limitado;
Colaboradores resistentes ao uso de tecnologias, ainda que os sistemas sejam de simples utilização e auto explicativos.
Passo a passo do registro online:
A empresa efetuará o cadastro do dispositivo que será utilizado: Smartphone ou computador: (IMAGEM 1)
O colaborador deverá baixar um aplicativo ou acessar o site;(IMAGEM2)
O smartphone deverá estar com a opção de localização ativada;
O registro deverá ser realizado conforme definição da empresa:self para reconhecimento facial, leitura do ERcode, etc… (IMAGEM3)
Os sistemas também disponibilizam recursos possibilitando que os colaboradores solicitem a correção de registros ou a aprovação de atestados (IMAGEM 4).
Qual o custo-benefício do Ponto Online? Há programas gratuitos?
A maioria dos fornecedores oferecem planos conforme o porte das empresas. Também é comum a oferta de um período de utilização gratuito para teste.
São diversas opções de pacote. Geralmente os preços são de acordo com o número de funcionários /usuários.Os valores cobrados em média estão entre R$5,00 e R$15,00 reais por pessoa para a oferta dos seguintes serviços:
Suporte via e-mail ou chat;
Relatórios de horas extras, atrasos e faltas, ;
Gráficos comparativos;
Faça um teste grátis e avalie alguns fornecedores:
Ter as informações do seu RH sem burocracia e com muito mais eficiência, fará o seu negócio ir mais longe! Esta é a missão Focosmais!
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