Artigo produzido por Valentina Ferreira Santos Pedrosa.
Já reparou como essas simples notas que são os comprovantes de pagamentos requerem uma atenção em especial, não é mesmo? Além dos cuidados e precauções necessárias com esses documentos, vamos salientar mais alguns pontos que validam a importância de salvar os comprovantes de sua empresa.
A importância de salvar os comprovantes
Mais do que informar o valor da compra ou serviço, esses papéis são fundamentais para comprovar a segurança nos serviços ou produtos, servem como uma confirmação de pagamento, de despesa e também de base de cálculo para impostos.
Exatamente por isso, os comprovantes são tão importantes. Levando em conta qualquer tipo de negociação ou serviço, seja qual for o valor, é importante ter a segurança e a certeza de que o dinheiro empregado não vai ser perda de tempo. Além disso, os recibos são a garantia que impede a empresa de ter surpresas desagradáveis ocasionadas por possíveis desacordos, por fiscalizações e transmitindo confiança e profissionalismo para o cliente.
Através dos comprovantes, você tem um melhor controle das suas receitas e despesas, melhorando a eficiência do fluxo de caixa da empresa, pois, a partir do momento em que o pagamento foi comprovado, a empresa conseguirá se organizar melhor em relação aos seus recebimentos e pagamentos.
Dessa forma, a gestão financeira consegue organizar todas as saídas ocorridas em um determinado período, tornando-se mais eficiente, em conjunto com a contabilidade, ao calcular o faturamento e as despesas, possuindo uma visão sistêmica para futuros cortes com gastos desnecessários.
Por quanto tempo devo guardar os comprovantes?
Verificamos que os comprovantes de pagamento são extremamente necessários, mas como saber o tempo preciso de mantê-los salvos ou arquivados. Afinal, há um período pelo qual as transações financeiras podem ser reivindicadas? Assim, é pertinente consultar o artigo 206 do Código Civil Brasileiro, que serve como orientação para entender por quanto tempo um comprovante de pagamento deve ser armazenado.
A verdade é que cada tipo de despesa possui um prazo diferente de expiração. Vamos informar o prazo de algumas delas:
● Imposto de Renda: 5 anos.
● Água, luz e telefone: 5 anos.
● Impostos similares a IPTU e IPVA: 5 anos.
● Garantias de produtos: tempo do vencimento da garantia.
● Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos.
● Faturas de cartão de crédito: 1 ano.
● Pagamento de multas: 2 anos.
● INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria.
● Seguros: 1 ano, enquanto o seguro estiver vigorando.
● Dívidas e financiamentos: até as quitações terminarem.
Para compreender melhor sobre o prazo para outras despesas, consulte o artigo 206 do Código Civil Brasileiro .
Armazenamento de documentos
Cada vez mais a tecnologia vem oferecendo mais praticidade para quem sabe utilizá-la a seu favor, trazendo sempre o meio mais eficaz e assertivo. Por isso, não seria diferente com os comprovantes de pagamento.
Acúmulo de documentos físicos, papéis e pastas, são um dos principais problemas das empresas na gestão de documentos. Mas, toda essa papelada arquivada, agora, com a tecnologia, pode ser transferida para um drivers na nuvem, aplicativos, softwares de gestão financeira, ou empresas terceirizadas especializadas em salvar e armazenar documentos, facilitando o acesso a determinado documento e diminuindo, consideravelmente, esses documentos físicos. Sendo um excelente meio de armazenar comprovantes de pagamento, mantendo-os em dia.
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